Przygotowanie planu prezentacji

Przygotowanie prezentacji

Plan prezentacji

Zaplanuj wystąpienie według schematu:

• Wstęp
  
  • prezentacja celu i głównych tez wystąpienia, dla zdobycia zainteresowania słuchaczy
• Prezentacja materiału
  
  • czyli przygotowanych wcześniej argumentów, uporządkowanych w sposób logiczny, popieranie argumentów danymi, faktami. Możesz używać różnego rodzaju argumentacji:
  • argumentów jedno- i dwustronnych,
  • argumentów racjonalnych i emocjonalnych.
• Podsumowanie
  
  • zawierające główne punkty wystąpienia
• Pytania
  
  • zachęta do zadawania pytań, udzielanie zwięzłych odpowiedzi.
• Wnioski
  
  • dotyczące zaleceń na przyszłość, zawierające silne akcenty odwołujące się do emocji słuchaczy, wskazujące konkretne działanie. Słuchacze pod koniec wystąpienia mają energię (jeśli ich przekonałeś), którą warto ukierunkować, więc daj jasne wskazania (jak należy postępować, że warto zainwestować w nowy produkt, uzyskanie akceptacji, zgoda na coś, podpis, itp.)

[reklama numer="1"]

Wybór poruszanych kwestii

Po pierwsze, więc należy dokonać wyboru poruszanych kwestii. Odbywa się to w pięciu etapach:

Etap I
W tej fazie przygotowań koncentrujemy się na wszystkich zagadnieniach, które, będąc poruszonymi w trakcie wystąpienia, mogą przyczynić się do osiągnięcia założonego przez nas celu. Na tym etapie nie dokonujemy żadnej selekcji kwestii poruszanych, wypisujemy wszystko, co przychodzi nam do głowy oraz zbieramy wszystkie dane, materiały, analizujemy źródła związane treściowo z planowanym wystąpieniem. Zgromadzenie bogatego materiału, obejmującego tematycznie interesujący nas zakres, powoduje, że możemy dokonać bardziej trafnego wyboru treści pod kątem preferencji oraz zainteresowań audytorium. Warto pamiętać o ważnej zasadzie, że każda prezentacja, powinna być indywidualnie przygotowana z myślą o konkretnej grupie słuchaczy.

Etap II
W tej fazie dokonujemy selekcji zebranego i wypisanego materiału. Po pierwsze, więc decydujemy, co zostanie wykorzystane w naszej prezentacji, a które zagadnienia wykreślić, mając na względzie czas trwania prelekcji oraz możliwości percepcyjne uczestników. Jeśli mówca zainteresuje audytorium tematem, wówczas wielce prawdopodobne jest, że padną pytania i prośby o kolejne informacje, a może nawet zaistnieje potrzeba kolejnej prezentacji. Zbyt długie prezentacje wprowadzają nudę, monotonię oraz sprawiają wrażenie chaotycznych i nieprzygotowanych. Dokonując wyboru, kierujmy się wcześniejszą zebranymi informacjami dotyczącymi ich zainteresowań, oczekiwań, poziomu dotychczasowej wiedzy i motywacji do udziału w prezentacji. Po dokonanej selekcji, wybranym zagadnieniom nadajemy odpowiednią kolejność.

Decydujemy:

• co będziemy omawiać w pierwszej, a co w dalszej kolejności,
• jaki będzie związek poszczególnych podpunktów,
• co może służyć za dowód, przykład, ilustrację poszczególnych podpunktów.

Etap III
Sporządzamy dokładny plan wystąpienia. Efektem pracy w fazie trzeciej przygotowań powinna być lista określająca:

• treść,
• ważność poszczególnych kwestii,
• stopień szczegółowości całej prezentacji jak i poszczególnych jej podpunktów.

Etap IV
Szczegółowe opracowanie wystąpienia, które jest wyjątkowo ważne w przypadku obszernych i skomplikowanych tematów. Niedoświadczonych prezentujących namawiamy do opracowania pisemnego całego wystąpienia. Niektórym, bowiem słowa przychodzą z łatwością, inni potrzebują więcej czasu, by zbudować czytelną i ciekawą wypowiedź.

[reklama numer="2"]

Etap V
Trenujmy, trenujmy i jeszcze raz trenujmy.
W trakcie treningu okazać się może, że trudno jest nam zapamiętać całość wystąpienia. Jeśli tak się dzieje, możemy przygotować notatki, z których będziemy korzystać w trakcie prezentacji. Nie próbujmy jednak zawrzeć całego wystąpienia w owych „ściągach”. Po pierwsze, dlatego, że prezentacje odczytywane są zwykle trudne w odbiorze – dla niektórych wręcz nudne. Po drugie, grupa na ogół źle reaguje na ukradkiem rzucane przez nas spojrzenia w kierunku notatek, a poza tym czytanie z notatek często tworzy wrażenie, że jesteśmy niekompetentni lub nieprzygotowani.
Jeśli decydujemy się na korzystanie z pomocy notatek, czyńmy to oficjalnie i w niewielkim zakresie np. tylko przytaczając dane liczbowe lub cytując jakąś wypowiedź.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!