Alternatywa dla ocen okresowych - Performance Management
PO CO NAM PERFORMANCE MANAGEMENT?
Przez niemal trzy dekady specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi przekonywali nas, że "systemy ocen pracowniczych są jednym z podstawowych wymogów profesjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi". Z drugiej jednak strony niemal nieustannie spotykaliśmy się z problemami z wdrożeniem tego typu rozwiązań.
Dość powiedzieć, że 2/3 wdrożeń SOP upada w trakcie 2 lat od ich wdrożenia. Co więcej ostatnimi laty zaczęło pojawiać się coraz więcej wątpliwości dotyczących samego sensu tego typu rozwiązań. Zastanówmy się zatem dlaczego warto budować systemy zarządzania efektywnością.
# Podniesienie poziomu efektywności.
Podstawowym celem systemów Performance Management jest dążenie do wzrostu efektywności pracowników.
# Zwiększenie zaangażowania.
Z założenia monitoring kompetencji i efektywności pracowników mają mobilizować ich do większego wysiłku.
# Określenie potrzeb rozwojowych.
Ocena kompetencji pracowników powinna w naturalny sposób prowadzić do określenia potrzeb rozwojowych - szczególnie w tych zakresach które oceniono jako słabsze.
# Wyłonienie talentów.
Dobrze przygotowany program Performance Management powinien niemal automatycznie wyłonić te osoby, które mają największy potencjał.
Należy zatem szukać takiego rozwiązania, które pozwoli skutecznie realizować te cele.
[reklama numer="1"]
NA CZYM OPIERA SIĘ PERFORMANCE MANAGEMENT?
Istnieje kilka możliwości zmiany zarówno filozofii, jak i praktyki zarządzania efektywnością. Przedstawmy kilka rozwiązań, które są już wykorzystywane przez najlepsze firmy:
- Koncentracja wyłącznie na udostępnieniu zagregowanych danych (KPI; wyniki badania satysfakcji, odbyte szkolenia / działania rozwojowe, poziom realizacji celów etc.) i rozmowie między pracownikiem a przełożonym na temat możliwości poprawy tych wskaźników.
- Praktycznie stałe (najlepiej codzienne a ostatecznie co tydzień) monitorowanie tych danych i jawne omawianie - o ile to możliwe na forum zespołu.
- Rezygnacja z ocen kompetencji, zaangażowania etc. na jakiejkolwiek skali, na rzecz prostego odniesienia typu: "pasujesz do nas" (i wówczas rozmawiamy wyłącznie o wskaźnikach efektywności i możliwości rozwoju) vs. "nie pasujesz do nas" (w tym przypadku rozmowa koncentruje się na tym, co w tej sytuacji należy zrobić i czy jest sens kontynuować współpracę).
- Zamiana informacji zwrotnej dotyczącej przeszłych zachowań (czyli feedback) na rozmowę skoncentrowaną wyłącznie na możliwościach zmiany (czyli tzw. feed-forward). Podczas takiej strukturalizowanej rozmowy mówimy wyłącznie o tym co może sprzyjać dalszemu rozwojowi i osiąganiu celów. Są to zdecydowanie bardziej coachingowe rozmowy niż podsumowania osiągnięć bądź porażek.
- Budowanie przekonania o możliwości doskonalenia swojego funkcjonowania. W tym ujęciu mówimy wyłącznie o modyfikacji konkretnych zachowań i nawyków (które tak naprawdę kształtują nasze kompetencje). Koncentracja na rozwoju musi być dominującym podejściem obecnym we wszystkich działaniach, począwszy od całego podejścia do zarządzania efektywnością po wykorzystywany w rozmowach język! Wszyscy muszą być absolutnie przekonani, że ważne dla organizacji kompetencje można rozwijać, a cały proces jest na ten rozwój ukierunkowany.
Wiele wskazuje, że tego typu rozwiązania będą stopniowo wypierać klasyczne podejście do Systemów Ocen i kształtować nowe podejście do procesu zarządzania efektywnością!
[reklama numer="2"]
CO DECYDUJE O EFEKTYWNOŚCI PRACOWNIKÓW
Według opracowań Human Capital Institute można wyróżnić pięć kluczowych czynników decydujących o efektywności pracowników (2016):
Rys.: Kluczowe czynniki decydujące o efektywności pracowników
Źródło: Opracowanie własne na podstawie Human Capital Institute 2016
Większość dotychczasowych rozwiązań z obszaru systemów ocen nie wspiera tych czynników a często wręcz jest z nimi sprzeczna. W jaki sposób na przykład w klasycznym corocznym programie ocen pracowniczych możemy przekazywać natychmiastowy, stały feedback?
Jeśli jednak chcemy zachować korzyści wynikające z monitoringu wskaźników efektywności oraz uniknąć negatywnych efektów związanych z tradycyjnymi systemami ocen to musimy znaleźć inne, inteligentne rozwiązanie. Inaczej mówiąc, inteligentne zarządzanie efektywnością to takie, które pozwala w sposób ciągły podnosić efektywność pracowników i zespołów poprzez rozwój poczucia odpowiedzialności za własną pracę i rozwój.
[reklama numer="3"]
KLUCZOWE ELEMENTY PERFORMANCE MANAGEMENT
Czego potrzebujemy do inteligentnego zarządzania efektywnością?
Okazuje się, że tak naprawdę niewiele:
- Pełnej świadomości, zrozumienia i akceptacji oczekiwań wyrażonych w kategoriach kluczowych wskaźników efektywności (KPI) i zakładanych celów.
- Stałego monitoringu, doceniania postępów (to najsilniej motywujący do pracy długofalowo działający czynnik) oraz identyfikacji zagrożeń.
- Wsparcia w działaniach rozwojowych pozwalających na sprostanie rosnącym oczekiwaniom i ambicjom pracowników.
- Zagwarantowania odpowiedniej organizacji pracy, zasobów i informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań.
Czego zatem powinniśmy oczekiwać od systemu pozwalającego inteligentnie zarządzać efektywnością na różnych poziomach organizacyjnych?
Przede wszystkim:
- Precyzyjnego uporządkowania przypisania celów / KPI do osób, zespołów, jednostek organizacyjnych etc.
- Możliwości stałego monitoringu poziomu realizacji celów / KPI.
- Sprawnego przepływu danych, informacji dotyczącego tych wskaźników efektywności.
- Wsparcia działań ukierunkowanych na rozwój kluczowych wskaźników efektywności.
W jaki zatem sposób powinno wyglądać wdrożenie modelu Performance Management?
Wydaje się, że powinniśmy uwzględnić kilka podstawowych elementów.
Rys.: Proces wdrożenia Smart Performance Management do organizacji.
PRZYGOTOWANIE PRACOWNIKÓW I MENEDŻERÓW
Wdrożenie modelu Performance Management wymaga właściwego przygotowania zarówno pracowników jak i całej kadry menedżerskiej. Bez tego właściwie nie ma mowy aby cały ten model inteligentnego zarządzania efektywnością zadziałał.
# Moje cele / KPI
Każdy pracownik i zespół powinien doskonale znać oczekiwania wyrażone w kategoriach celów i wskaźników efektywności. Jest to wymóg związany nie tylko z procesem zarządzania efektywnością (nie można zarządzać czymś co nie jest określone i zwymiarowane) lecz także z podstawami budowania zaangażowania pracowników. Mimo tak oczywistego faktu okazuje się, że tylko mniej niż 50% pracowników dokładnie wie czego się od nich oczekuje w pracy a przeciętny pracownik około połowę swojego czasu spędza na bezproduktywne działania (HCI za Halogen 2016). Dobra wiadomość jest natomiast taka, że zdecydowana większość pracowników doskonale rozumie i łatwo akceptuje tę potrzebę.
Należy zadbać o to, aby tych wskaźników było nie za wiele (maksymalnie pięć), by były dobrze zoperacjonalizowane (przełożone na konkretne miary) oraz powiązane z kluczowymi czynnikami sukcesu.
# Cele / KPI zespołu
Niektóre cele / KPI dotyczą całego zespołu. W tej sytuacji ustalamy je
i monitorujemy na poziomie zespołu. Także w tym przypadku kluczowe znaczenie ma akceptacja i przyjęcie przez zespół odpowiedzialności za ich realizację.
# Szersza perspektywa
Warto aby każdy pracownik, zespół i menedżer wiedział z czego wynikają cele / wskaźniki efektywności które są wypracowywane na własnym poziomie. Warto zatem pokazywać cele / wskaźniki efektywności nadrzędnych jednostek organizacyjnych. W wielu przypadkach warto także pokazywać cele / wskaźniki efektywności innych zespołów, działów - szczególnie wówczas gdy są one powiązane w jakiś sposób "z naszymi". Nie musi to być precyzyjne kaskadowanie celów jak zaleca model Zarządzania przez Cele (MBO). Chodzi przede wszystkim o to aby wskazać powiązanie wszystkich celów / wskaźników z kluczowymi czynnikami sukcesu organizacji. To nadaje im większy sens, co dla współczesnych pracowników okazuje się coraz ważniejsze.
Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!